LA INFORMATIZACIÓN EN LOS ACTORES ECONÓMICOS
La informática ha sido capaz de incorporarse en todas las esferas de la vida, y por su puesto en la gestión empresarial (entiéndase como gestión empresarial, los diferentes actores económicos). Desde los años cincuenta del siglo XX, comenzaron las primeras aplicaciones informáticas empresariales, orientada a actividades como los inventarios y la contabilidad. La evolución de la ciencia, el desarrollo científico, técnico y tecnológico ha propiciado el surgimiento de las denominadas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC).
Centrados en el proceso de dirección de cualquier actor económico, las TIC y en particular la informática puede ser empleados para apoyar cualquier función, buscando que su uso se dirija a reforzar el logro de su misión u objeto social.
Los empresarios (privados o estatales), siempre buscan reducir los costos de operación. Un factor decisivo para ello en la reducción de los costos en el procesamiento de la información. La forma tradicional de procesar la información, con trabajadores (oficinistas, secretarios, auxiliares de contabilidad, estadísticos, etc.), no solo resulta muy cara (provocado por salario e impuestos), sino también muy lenta y complicada, generando inevitablemente, un crecimiento excesivo de personal, que a la larga llegan a ser improductivo.
La informática puede apoyar el trabajo gerencial en todas sus funciones generales de la dirección de múltiples formas. Con esta se puede desarrollar disimiles actividades que para su ejecución no es necesario un gran número del personal, solo el establecido por las leyes para la separación de funciones y las contrapartidas de información.
Un sistema informático para su correcto funcionamiento necesita de tres componentes: Software + Hardware + Ser Humano.
La ecuación anterior demuestra que el proceso de informatización en toda entidad, no es solo la adquisición de productos informáticos, esta exige modificar la organización y adaptarla a las nuevas posibilidades. Por lo que para ello es necesario realizar un estudio, análisis y revisión de los procesos de la entidad, para buscar cambios y mejoras trascendentales en los resultados. Por lo que la introducción de las TIC en las organizaciones tiene que ir de conjunto con un cambio de cultura, que garantice la adquisición y asimilación de nuevas maneras de hacer, las cuales por lógica son más eficiente para toda la organización.
La introducción de las TIC requerirá y posibilitará cambios en la estructura, el estilo de dirección, los contenidos del trabajo, la organización, entre otros, que buscarán el logro de los resultados planificados.
La informatización de los procesos en las organizaciones puede producir beneficios importantes, tales como:
- Mayor rapidez en la solución de problemas.
- Disminución de los costos.
- Mejor control del trabajo.
- Mayor facilidad en la asignación de responsabilidades.
- Menos demora en los procesos.
- Menor repetición de tareas.
- Reducción de problemas de comunicación entre las áreas.
- Se enriquece el contenido de trabajo de las personas.
- Se estimula la creatividad e iniciativa.
- Se concentran las responsabilidades.
Para el disfrute de estos beneficios los empresarios tienen la obligación de lograr que se explote la tecnología informática, puesta a disposición, al máximo. Para ello se necesita de un personal capacitado y con una cultura empresarial contribuyente a aceptar lo nuevo, a recibir el cambio tecnológico como algo útil y normal.
Las TIC permiten mejorar la planeación, la organización, la toma de decisiones y el control, pero para ello hay que saber usarlas.